Sedan den 1 januari 2024 har det blivit möjligt för både bolag och föreningar att hålla helt digitala stämmor. Här sammanfattar vi de nya reglerna och ger några användbara överväganden för att underlätta ditt bolags övergång till digitala bolagsstämmor.
Vad är nytt?
Från och med den 1 januari 2024 tillåts bland annat svenska aktiebolag och ekonomiska föreningar att hålla helt digitala stämmor, förutsatt att bolagsordningen eller stadgarna tillåter detta. Detta innebär att stämmor kan genomföras utan fysisk närvaro, och att alla steg under stämman, inklusive omröstning, kan ske digitalt. En ändring i bolagsordningen eller stadgarna krävs för att kunna utnyttja möjligheten till helt digitala stämmor.
Vad bör ni tänka på?
Tekniska lösningar: Även om de nya reglerna är teknikneutrala är det viktigt att säkerställa att den tekniska plattformen som används för att genomföra stämman är tillförlitlig och säker. I bolag med många aktieägare eller medlemmar kan en pålitlig teknisk lösning behövas för att hantera omröstningar och rösträkning på ett effektivt sätt.
Hantering av tekniska problem: Det är också viktigt att överväga hur eventuella tekniska problem under stämman ska hanteras. En plan för att hantera problem och säkerställa att alla deltagare kan utöva sina rättigheter på stämman kan vara avgörande för att undvika förlorat förtroende och missnöje bland aktieägare eller medlemmar.
Kallelsen: Kallelsen till en digital stämma måste tydligt ange hur aktieägare eller medlemmar kan delta och rösta på stämman. Det är också viktigt att tillhandahålla tillräcklig information för att säkerställa ett smidigt och effektivt deltagande i stämman.
Nyckeln till en lyckad årsstämma:
Stämmosäsongen är här, och en lyckad årsstämma kräver noggrann förberedelse och framförhållning. Nedan följer några exempel på frågor som behöver hanteras inför stämman:
Förberedelse av förslag: Diskutera i god tid vilka förslag som ska läggas fram på stämman, inklusive eventuella förslag till beslut om nya incitamentsprogram eller andra viktiga frågor.
Uppföljning av valberedningens arbete: Säkerställ att valberedningens förslag och motiverade yttrande är färdigställt i god tid innan kallelsen ska publiceras.
Planering av kallelsen: Planera in ett styrelsemöte för godkännande av kallelsen innan den offentliggörs.
Tillgängliga handlingar: Se till att alla relevanta handlingar och beslutsunderlag är tillgängliga för aktieägare eller medlemmar.
Vi på Ekenberg & Andersson Advokatbyrå står till ert förfogande för att hjälpa er med förberedelserna inför er årsstämma. Kontakta oss gärna om ni har frågor eller behöver hjälp med stämmoförberedelserna.
Läs mer om hur vi kan bistå i frågor inom bolagsrätt
Anastasia Jansson
Advokat